Antes de la asamblea:
Antes de llevar a cabo una asamblea mixta, es fundamental tomar ciertas medidas de organización para garantizar un desarrollo fluido y sin contratiempos. Aquí se presentan algunas consideraciones clave:
- El Antes:
- Definir el formato mixto: Decide si la asamblea será mixta, es decir, con asistentes presenciales y remotos, y comunica claramente esta modalidad a los participantes.
- Registro previo: Solicita a los participantes que confirmen su asistencia y su preferencia por asistir presencialmente o de forma virtual, mediante un formulario en la plataforma. Esto permitirá tener un control de quiénes estarán presentes y preparar el entorno adecuado.
- Configuración de la plataforma: Precarga en la plataforma de la asamblea la lista completa de invitados y establece permisos de acceso según su modalidad de participación (presencial o virtual). Además, habilita funciones de votación y control de intervenciones.
- Comunicación clara: Informa a todos los participantes sobre los procedimientos y requerimientos técnicos para la asistencia y participación tanto presencial como virtual.
Durante la asamblea:
Una vez que la asamblea mixta está en marcha, es importante tener en cuenta ciertos aspectos clave para asegurar un desarrollo exitoso y la participación de todos los asistentes:
- El Durante:
- Control de asistencia: Establece un sistema de registro en el lugar del evento presencial para llevar un conteo preciso de los asistentes. Combina este registro con la información proporcionada por la plataforma para tener un quórum actualizado en tiempo real.
- Coordinación de intervenciones: Designa a alguien en el lugar del evento para gestionar las solicitudes de palabra tanto de los participantes presenciales como de los virtuales. Asegúrate de que se respete el orden de intervención y de que todos tengan la oportunidad de expresarse.
- Votaciones: Define un proceso claro para las votaciones y establece mecanismos para combinar los votos recibidos en el lugar del evento con los recibidos en línea. Al finalizar cada votación, comunica los resultados de forma clara y transparente a todos los participantes.
- Presentaciones: Asegúrate de contar con los recursos tecnológicos necesarios, como cámaras y micrófonos, para transmitir adecuadamente las presentaciones de los participantes presenciales a los virtuales. Garantiza también que el audio en el salón del evento sea claro y audible para los asistentes presenciales.
Después de la asamblea:
Una vez finalizada la asamblea, es importante realizar algunas acciones para evaluar su desarrollo y garantizar un cierre adecuado:
- El Después:
- Evaluación y retroalimentación: Solicita a los participantes que compartan su opinión y sugerencias sobre la asamblea mixta, tanto en términos de organización como de la experiencia en sí misma. Esto te ayudará a mejorar futuros eventos y adaptar las estrategias según las necesidades de los asistentes.
- Archivo de registros: Guarda todos los registros y resultados de la asamblea de manera segura para futuras referencias. Esto incluye las actas, los resultados de las votaciones y cualquier otro material relevante.
- Comunicación de resultados: Comunica los resultados finales de las votaciones y las decisiones tomadas durante la asamblea a todos los participantes, asegurándote de mantener la transparencia y la claridad en la información compartida.
Al considerar estos aspectos antes, durante y después de una asamblea mixta, podrás planificar y ejecutar el evento de manera exitosa, fomentando la participación efectiva de todos los asistentes presenciales y virtuales. Recuerda adaptar estas recomendaciones a las necesidades y características específicas de tu organización y asamblea. ¡Que tus asambleas mixtas sean un éxito!
