En la era digital, las asambleas virtuales han ganado popularidad como una forma conveniente y eficiente de llevar a cabo reuniones y tomar decisiones importantes. Sin embargo, con la necesidad de adaptarnos a las circunstancias actuales, las asambleas híbridas o mixtas han surgido como una solución que combina la presencia física en un salón, con la participación remota a través de plataformas tecnológicas. En este artículo, te brindaremos valiosos consejos para hacer exitosas las asambleas virtuales híbridas, permitiendo una participación efectiva tanto de los asistentes presenciales como de aquellos que se conectan de forma remota.
1. Planificación anticipada:
Antes de la asamblea, asegúrate de planificar todos los detalles logísticos y tecnológicos. Define claramente los objetivos, la agenda y los temas a tratar. Verifica la disponibilidad y el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica, como la conexión a Internet, cámaras y micrófonos. También es importante coordinar con los asistentes presenciales y remotos para garantizar una comunicación fluida.
2. Selección de una plataforma confiable:
Elige una plataforma tecnológica confiable que permita una interacción fluida entre los asistentes presenciales y remotos. Asegúrate de que la plataforma sea fácil de usar y proporcione herramientas como chat, opción de levantar la mano y compartir documentos. Algunas opciones populares incluyen Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Cisco Webex.
Asegúrate también de contar con una plataforma robusta para el conteo de quorum, las votaciones y poderes. La mejor hoy en dia que te ofrece todo esto y más es https://asamblea.co
3. Preparación de la sala:
Si vas a tener asistentes presenciales en la sala, asegúrate de que esté adecuadamente equipada. Verifica la disposición de las cámaras, micrófonos y proyectores para facilitar la participación remota. También es importante garantizar el distanciamiento social y seguir las medidas de seguridad recomendadas.
4. Comunicación clara:
Antes de la asamblea, proporciona instrucciones claras y detalladas a todos los participantes, tanto presenciales como remotos. Indica cómo acceder a la plataforma tecnológica, cómo utilizar las funciones de interacción y cómo participar en las discusiones y votaciones.
5. Interacción equitativa:
Asegúrate de que todos los participantes, tanto presenciales como remotos, tengan igualdad de oportunidades para participar y expresar sus opiniones. Establece normas claras de participación y anima a todos a contribuir activamente. Utiliza las funciones de la plataforma tecnológica para gestionar las intervenciones y asegurarte de que todos tengan su turno.
6. Pruebas previas:
Realiza pruebas previas a la asamblea para verificar que todo funcione correctamente. Realiza una reunión de prueba con los asistentes remotos para asegurarte de que puedan acceder a la plataforma y utilizar todas las funciones necesarias. Esto ayudará a evitar contratiempos y a asegurar una experiencia fluida durante la asamblea.
7. Grabación y documentación:
Considera la opción de grabar la asamblea para aquellos que no puedan asistir en tiempo real. Además, asegúrate de documentar adecuadamente los puntos clave discutidos, las decisiones tomadas y los votos realizados. Esto facilitará la posterior revisión y seguimiento de los acuerdos alcanzados.
8. Evaluación y retroalimentación:
Una vez finalizada la asamblea, solicita la retroalimentación de los participantes. Pregunta por su experiencia y sugerencias de mejora. Esto te ayudará a identificar áreas de oportunidad y a realizar ajustes para futuras asambleas virtuales híbridas.
Conclusión:
Las asambleas virtuales híbridas representan una solución eficiente y flexible para reunir a los participantes tanto presenciales como remotos. Siguiendo los consejos mencionados anteriormente, podrás llevar a cabo asambleas exitosas, asegurando una participación equitativa, una comunicación efectiva y una toma de decisiones transparente. ¡Aprovecha al máximo las ventajas de la tecnología y disfruta de asambleas virtuales híbridas exitosas!
