1. 3 cosas más importantes a realizar: Planear, planear y planear.
2. Asegúrese de que invitados reciban y prueben la información de acceso. Envíe claves a email, a celular por SMS o whatsapp, y si tiene público adulto al que se le pueda dificultar uso de computadores, envíeles carta impresa. Confirme asistencia, escriba por grupos de WhatsApp.
3. Tenga un reglamento para su asamblea. Preséntelo ante los invitados al comienzo de la misma, reciba comentarios, modifique, y vote su aprobación. Puntos que debería incluir: Tiempo de votaciones, cantidad de intervenciones máximas por cada punto, etc.
4. Motive la participación: Tenga un invitado especial que pueda dar un saludo: una conferencia, una charla con un famoso al que puedan hacer preguntas. Realice rifas durante algunos momentos de la asamblea y promociónelas en su convocatoria, redes, grupos de WhatsApp y página web.
5. Ayude a sus invitados de tercera edad. Debido a posibles retos que puedan presentarseles en uso de computadores, ayúdeles. Haga un Plan Padrino, que básicamente es tener un grupo de empleados a los que se les asignen algunos invitados, y se encarguen de llamar a cada uno, explicarles con paciencia, verificar que tanga información de acceso y claves, y soportarlos durante la asamblea si tienen dificultades. permítales asistir a lugares en los que tengan computadores con personal de apoyo que les ayuden en todo.
6. Grabe su asamblea en múltiples formas. Si hay algo que puede hacer que la asamblea fracase es que no quede grabación de esta, por eso debería grabarla con varios métodos por si alguno falla. Hoy en día herramientas como Zoom (nuestro software recomendado) permiten que una reunión se grabe al tiempo por varios usuarios en sus computadores, se grabe en la nube de Zoom, y se transmita al tiempo por Youtube, lo cual puede hacerse de forma privada solo para efectos de que la grabación vaya quedando acá.
7. Promueva uso de diademas/audífonos con micrófono externo, o manos libres. La calidad del audio será mucho mejor.
8. Promueva conexión a internet por cable y no por wifi. El wifi puede desconectarse más fácilmente que una conexión por cable.
9. Promueva que los invitados se conecten mejor por computador y no por celular o tableta.
10. Prepare un Guión de su Asamblea detallado, paso a paso, con los textos exactos que se van a hablar y responsables. Revíselo y ajústelo tantas veces sea necesario y compártelo con los encargados de la misma. Todos deben seguirlo al pie de la letra. Incluya suplentes para las actividades. Por lo menos 2 personas deben tener copia de todas las presentaciones / documentos que se mostrarán para que haya un backup en caso de fallos por parte del usuario principal.
11. En las presentaciones y documentos que comparta, use letras en tamaño grande.
12. Si usa Zoom, configurelo de manera segura. Deshabilite que cualquiera pueda compartir su pantalla, deshabilite la función que permite que cualquiera abra su micrófono, deshabilite que cualquiera pueda dibujar en la pantalla, sepa cómo habilitar/cerrar el chat, sepa cómo expulsar usuarios, sepa cómo renombrar usuarios, sepa cómo compartir el audio cuando transmita videos pregrabados, habilite la opción de tener coanfitriones y asigne por lo menos a 2 que puedan encargarse en caso de que el computador del anfitrión principal falle, active grabación automática de la reunión en la nube de Zoom.
13. Publique los documentos de la asamblea en la plataforma de la misma para que todos los tengan a la mano.
14. Personas que compartan su pantalla, deben tener 3 dispositivos: uno para compartir presentaciones y su pantallay gestionar Zoom, otro para ver lo que se está transmitiendo y un celular libre para llamadas y whatsapp. Quien sea el anfitrión en Zoom obligatoriamente debería estar armado de esta forma.
15. Tenga un grupo de WhatsApp con los encargados de la asamblea. El día de la misma, deberían abrir WhatsApp desde computador y poner las notificaciones en silencio.
16. Plan de contingencia para los directivos. Las personas que vayan a liderar la asamblea deben tener claro que harán si presentan algún fallo… Se quedó sin internet? Tenga planes de datos de celular y sepa cómo compartirle internet a su computador. Se quedó sin energía eléctrica? Tenga portátil con batería cargada y celular también completamente cargado, y conéctese por ahí, mientras sale corriendo a algún lugar con electricidad.
17. Pruebas y simulacro. Una vez la plataforma esté lista, realice sesión de pruebas con el grupo organizador , y luego un simulacro con todos los invitados a la asamblea, en el cuál explique el uso de la plataforma, cómo participar y cómo votar. Grábelo y comparta con todos el vídeo antes de la asamblea.
18. Al final de la asamblea, realice una encuesta de satisfacción y pida retroalimentación.
19. Detalles que enamoran 1. En una asamblea presencial, normalmente se da un refrigerio o almuerzo. ¿Qué tal entonces enviar a sus asistentes virtuales el almuerzo o desayuno a domicilio el día de la asamblea?
20. Detalles que enamoran 2. Para motivar la asistencia a la asamblea, puede hace rifas durante la misma, con los presentes en diferentes momentos. (Tip: La plataforma asamblea.co ofrece un excelente sistema de rifas!).
